El análisis documental
Es una de las operaciones
fundamentales de la cadena documental. Se trata de una operación de
tratamiento.
El análisis documental es un
conjunto de operaciones que representan un documento y su contenido bajo una
forma diferente de su forma original, con el fin de posibilitar su posterior recuperación
e identificación.
El análisis documental es una
operación intelectual que da lugar a un subproducto o documento secundario que
actúa como intermediario o instrumento de búsqueda entre el documento original
y el usuario que solicita información. El calificativo de intelectual se debe a
que el documentalista debe realizar un proceso de interpretación y análisis de
la información de los documentos y luego sintetizarlo.
En el análisis documental se
produce un triple proceso:
·
Un proceso de comunicación, ya que posibilita y
permite la recuperación de información para transmitirla
·
Un proceso de transformación, en el que un
documento primario sometido a las operaciones de análisis se convierte en otro
documento secundario de más fácil acceso y difusión
·
Un proceso analítico-sintético, porque la
información es estudiada, interpretada y sintetizada minuciosamente para dar lugar
a un nuevo documento que lo representa de modo abreviado pero preciso
El análisis documental surge con
fines de orientación científica e informativa y sus productos, los documentos
secundarios:
·
Representan sintéticamente a los originales
·
Contienen una información concentrada del
documento original
·
Pueden ser consultados con facilidad ofreciendo
las primeras noticias de la existencia de aquellos.
La finalidad última del análisis
documental es la transformación de los documentos originales en otros
secundarios, instrumentos de trabajo, identificativos de los primeros y gracias
a los cuales se hace posible tanto la recuperación de éstos como su difusión.
Toda la información registrada,
en el soporte que sea, puede ser objeto del análisis documental: un artículo
original de una revista científica, una noticia de prensa, un reportaje de
revista, una obra musical, un registro sonoro, una imagen de vídeo, una
película, una fotografía, una página web.
El análisis documental representa
la información de un documento en un registro estructurado, reduce todos los
datos descriptivos físicos y de contenido en un esquema inequívoco.
El producto secundario por
excelencia a que da lugar el análisis documental son las bases de datos
documentales. A partir de las bases de datos se pueden generar muchos productos
impresos o electrónicos (boletines de sumarios, boletines de resúmenes, índices
de Artículo original de una revista impresa)
El análisis documental está
constituido por varias operaciones fundamentales y diferentes. Palabras Clave
Indización
Descriptores
Análisis de contenidos Resumen
Clasificación
Análisis de contenidos o análisis interno:
Opera sobre el contenido temático
del documento y logra una representación de la información tratada.
El análisis de contenido se
divide a su vez en:
Indización o descripción
característica (con palabras clave y con descriptores)
Indizar significa construir
índices y significa seleccionar expresiones o términos para representar el
contenido o los temas que trata un documento y también las solicitudes de información.
La indización supone caracterizar
y representar el contenido de documentos y preguntas mediante términos
apropiados, con el fin de permitir el almacenamiento (generación de índices) y
posterior recuperación de la información.
Existen dos modalidades distintas
pero complementarios en la indización: las palabras clave y los descriptores.
Se consignarán en campos diferentes.
Palabras clave: términos elegidos
por el indizador para designar los diferentes aspectos temáticos. No suele
existir control estricto del vocabulario empleado. Los sinónimos,
cuasisinónimos y variaciones ortográficas suelen ser palabras clave. Se emplea
con frecuencia, de forma incorrecta, como sinónimo de descriptor.
Las palabras clave con una
frecuencia alta terminan siendo candidatas a descriptor y finalmente pasan a
ser descriptores.
Son, por tanto, una importante
fuente, en la operación de mantenimiento de los lenguajes controlados (por
ejemplo: elaboración de tesauros).
Las palabras clave pueden
obtenerse de dos maneras:
Por extracción o derivación:
Proceso por el cual los términos de indización se toman del texto que se
indiza.
Por asignación: Elección y
atribución de términos de indización, que no figuran en el texto, pero lo
representan.
Para ello se pueden consultar
fuentes externas como diccionarios de sinónimos, diccionarios especializados,
etc.
Pero fundamentalmente y lo más
sencillo es ir construyendo una lista de temas a partir de documentos indizados
previamente y comparar los nuevos textos con esa lista. A esto se le denomina
indización orientada por los documentos. De forma alternativa o complementaria,
otra lista de control de términos procederá del registro de peticiones
acumuladas y organizadas. A esto se le denomina indización orientada por
peticiones.
Descriptor: Términos
normalizados, formalizados y homologados en un lenguaje documental (tesauro) y
empleados para representar sin ambigüedad los conceptos tratados en los documentos.
Representan un único semantema (unidad de significado). Normalmente son palabras
simples pero pueden ser también términos compuestos. Los descriptores son los
términos preferentes de un lenguaje controlado. Pretenden resolver problemas de
naturaleza lingüística como sinonimias, polisemias, formas reflexionadas, etc.
Resumen o descripción sustancial
Se refiere al análisis de los
contenidos de los documentos. Es la representación abreviada del contenido de
un documento sin interpretación ni crítica. Existen distintos tipos de
resúmenes. Los más conocidos son:
·
Indicativo o descriptivo: Resumen que indica el
tipo de documento, los principales temas tratados y cómo se tratan. Se utilizan
para resumir estudios generales, revisiones y monografías completas.
·
Informativo o analítico: Resumen que facilita la
máxima información posible cuantitativa o cualitativa, o ambas, contenida en un
documento. Se utilizan para describir trabajos experimentales y originales
dedicados a un solo tema.
·
Selectivo: Resumen que refleja sólo aquellas
partes del texto que parecen esenciales para una categoría de usuarios
determinada.
Se pueden realizar también
resúmenes de tipo mixto con partes indicativas y partes informativas.
Existen también los llamados resúmenes
estructurados:
Fue una propuesta que se ha ido
consolidando para los resúmenes de los artículos que se publican en revistas clínicas.
El objetivo de la propuesta era que los autores de artículos de interés clínico
estructuraran sus resúmenes para que aspectos tales como el propósito, los
métodos y los resultados aparecieran con un vocabulario parcialmente controlado
y en un formato normalizado.
Resúmenes de conclusiones:
Segunda exposición breve de los principales resultados y conclusiones de un documento.
Completa la orientación del
lector que ha estudiado el texto precedente. Se coloca generalmente al final de
los artículos.
Los objetivos del resumen son:
-Informar al usuario sobre el
contenido preciso de los documentos. Proporciona al usuario los elementos
decisorios sobre la conveniencia de consultar el original íntegro o de desechar
su selección por no ser de interés. Determina la pertinencia del documento.
-Es utilizable para la
recuperación automatizada.
-Para los documentos escritos en
lenguas de difícil acceso, resulta fundamental para conocer la existencia y
tema de una investigación, y decidir la conveniencia o no de su traducción.
-Para las personas con un interés
marginal por el tema les es suficiente con leer el resumen.
-En los documentos no escritos el
resumen se presenta como la única posibilidad de describir su contenido.
Se establecen las directrices que
han de seguirse para la preparación y presentación de los resúmenes de los
documentos.
Se pone énfasis especial en los
resúmenes preparados por los autores de los documentos primarios y en su
publicación, ya que estos resúmenes pueden ser útiles a los lectores de estos documentos
y también permiten su reproducción íntegra o con pequeñas modificaciones, en
las publicaciones o servicios secundarios (por ejemplo: bases de datos documentales).
Las directrices básicas sirven para la preparación de resúmenes por personas distintas
de los autores. Por ello, se incluyen también específicas para la preparación
de resúmenes en publicaciones y servicios secundarios.
Clasificación
Clasificar es “ordenar o disponer
por clases”. Se entiende por clasificación documental el proceso de análisis
por el cual un documento es identificado y ordenado por clases, definidas éstas
según el contenido del propio documento.
La clasificación exige un
esfuerzo de síntesis, encaminado a detectar y aislar el tema principal (el más
amplio y genérico) en que se puede encuadrar el documento y no los conceptos
clave del documento.
Su principal objetivo es permitir
el agrupamiento de materias específicas en clases mayores o más genéricas para
facilitar la organización, almacenamiento y recuperación de la información a partir
de un tema amplio.
En las bases de datos
multidisciplinares la clasificación es fundamental para poder, en un momento
determinado, hacer subdivisiones de la base por grandes temas. También es importante
para la búsqueda documental ya que permite delimitar el punto de vista de un
tema, que puede ser distinto al habitual.
Los sistemas de clasificación
documental se caracterizan, por sus estructuras jerárquicas, de los conceptos
más amplios a los más específicos.
Conceptos: ¿ya están en tu
glosario?
Análisis documental
Análisis de contenido
Indización
Resumen
Resumen indicativo
Resumen informativo
Resumen selectivo
Resumen de
Extracto
Asignación de términos de
indización
Extracción de términos
Indización precoordinada
Indización poscoordinada
Profundidad de indización
Indización automática
Preparación automática de
resúmenes
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