miércoles, 20 de abril de 2016

Análisis documental

El análisis documental

Es una de las operaciones fundamentales de la cadena documental. Se trata de una operación de tratamiento.
El análisis documental es un conjunto de operaciones que representan un documento y su contenido bajo una forma diferente de su forma original, con el fin de posibilitar su posterior recuperación e identificación.
El análisis documental es una operación intelectual que da lugar a un subproducto o documento secundario que actúa como intermediario o instrumento de búsqueda entre el documento original y el usuario que solicita información. El calificativo de intelectual se debe a que el documentalista debe realizar un proceso de interpretación y análisis de la información de los documentos y luego sintetizarlo.
En el análisis documental se produce un triple proceso:
·         Un proceso de comunicación, ya que posibilita y permite la recuperación de información para transmitirla
·         Un proceso de transformación, en el que un documento primario sometido a las operaciones de análisis se convierte en otro documento secundario de más fácil acceso y difusión
·         Un proceso analítico-sintético, porque la información es estudiada, interpretada y sintetizada minuciosamente para dar lugar a un nuevo documento que lo representa de modo abreviado pero preciso
El análisis documental surge con fines de orientación científica e informativa y sus productos, los documentos secundarios:
·         Representan sintéticamente a los originales
·         Contienen una información concentrada del documento original
·         Pueden ser consultados con facilidad ofreciendo las primeras noticias de la existencia de aquellos.
La finalidad última del análisis documental es la transformación de los documentos originales en otros secundarios, instrumentos de trabajo, identificativos de los primeros y gracias a los cuales se hace posible tanto la recuperación de éstos como su difusión.
Toda la información registrada, en el soporte que sea, puede ser objeto del análisis documental: un artículo original de una revista científica, una noticia de prensa, un reportaje de revista, una obra musical, un registro sonoro, una imagen de vídeo, una película, una fotografía, una página web.
El análisis documental representa la información de un documento en un registro estructurado, reduce todos los datos descriptivos físicos y de contenido en un esquema inequívoco.
El producto secundario por excelencia a que da lugar el análisis documental son las bases de datos documentales. A partir de las bases de datos se pueden generar muchos productos impresos o electrónicos (boletines de sumarios, boletines de resúmenes, índices de Artículo original de una revista impresa)
El análisis documental está constituido por varias operaciones fundamentales y diferentes. Palabras Clave
Indización
Descriptores
Análisis de contenidos Resumen
Clasificación

Análisis de contenidos o análisis interno:


Opera sobre el contenido temático del documento y logra una representación de la información tratada.
El análisis de contenido se divide a su vez en:
Indización o descripción característica (con palabras clave y con descriptores)
Indizar significa construir índices y significa seleccionar expresiones o términos para representar el contenido o los temas que trata un documento y también las solicitudes de información.
La indización supone caracterizar y representar el contenido de documentos y preguntas mediante términos apropiados, con el fin de permitir el almacenamiento (generación de índices) y posterior recuperación de la información.
Existen dos modalidades distintas pero complementarios en la indización: las palabras clave y los descriptores. Se consignarán en campos diferentes.
Palabras clave: términos elegidos por el indizador para designar los diferentes aspectos temáticos. No suele existir control estricto del vocabulario empleado. Los sinónimos, cuasisinónimos y variaciones ortográficas suelen ser palabras clave. Se emplea con frecuencia, de forma incorrecta, como sinónimo de descriptor.
Las palabras clave con una frecuencia alta terminan siendo candidatas a descriptor y finalmente pasan a ser descriptores.
Son, por tanto, una importante fuente, en la operación de mantenimiento de los lenguajes controlados (por ejemplo: elaboración de tesauros).
Las palabras clave pueden obtenerse de dos maneras:
Por extracción o derivación: Proceso por el cual los términos de indización se toman del texto que se indiza.
Por asignación: Elección y atribución de términos de indización, que no figuran en el texto, pero lo representan.
Para ello se pueden consultar fuentes externas como diccionarios de sinónimos, diccionarios especializados, etc.
Pero fundamentalmente y lo más sencillo es ir construyendo una lista de temas a partir de documentos indizados previamente y comparar los nuevos textos con esa lista. A esto se le denomina indización orientada por los documentos. De forma alternativa o complementaria, otra lista de control de términos procederá del registro de peticiones acumuladas y organizadas. A esto se le denomina indización orientada por peticiones.
Descriptor: Términos normalizados, formalizados y homologados en un lenguaje documental (tesauro) y empleados para representar sin ambigüedad los conceptos tratados en los documentos. Representan un único semantema (unidad de significado). Normalmente son palabras simples pero pueden ser también términos compuestos. Los descriptores son los términos preferentes de un lenguaje controlado. Pretenden resolver problemas de naturaleza lingüística como sinonimias, polisemias, formas reflexionadas, etc.

Resumen o descripción sustancial

Se refiere al análisis de los contenidos de los documentos. Es la representación abreviada del contenido de un documento sin interpretación ni crítica. Existen distintos tipos de resúmenes. Los más conocidos son:
·         Indicativo o descriptivo: Resumen que indica el tipo de documento, los principales temas tratados y cómo se tratan. Se utilizan para resumir estudios generales, revisiones y monografías completas.
·         Informativo o analítico: Resumen que facilita la máxima información posible cuantitativa o cualitativa, o ambas, contenida en un documento. Se utilizan para describir trabajos experimentales y originales dedicados a un solo tema.
·         Selectivo: Resumen que refleja sólo aquellas partes del texto que parecen esenciales para una categoría de usuarios determinada.
Se pueden realizar también resúmenes de tipo mixto con partes indicativas y partes informativas.
Existen también los llamados resúmenes estructurados:
Fue una propuesta que se ha ido consolidando para los resúmenes de los artículos que se publican en revistas clínicas. El objetivo de la propuesta era que los autores de artículos de interés clínico estructuraran sus resúmenes para que aspectos tales como el propósito, los métodos y los resultados aparecieran con un vocabulario parcialmente controlado y en un formato normalizado.
Resúmenes de conclusiones: Segunda exposición breve de los principales resultados y conclusiones de un documento.
Completa la orientación del lector que ha estudiado el texto precedente. Se coloca generalmente al final de los artículos.
Los objetivos del resumen son:
-Informar al usuario sobre el contenido preciso de los documentos. Proporciona al usuario los elementos decisorios sobre la conveniencia de consultar el original íntegro o de desechar su selección por no ser de interés. Determina la pertinencia del documento.
-Es utilizable para la recuperación automatizada.
-Para los documentos escritos en lenguas de difícil acceso, resulta fundamental para conocer la existencia y tema de una investigación, y decidir la conveniencia o no de su traducción.
-Para las personas con un interés marginal por el tema les es suficiente con leer el resumen.
-En los documentos no escritos el resumen se presenta como la única posibilidad de describir su contenido.
Se establecen las directrices que han de seguirse para la preparación y presentación de los resúmenes de los documentos.
Se pone énfasis especial en los resúmenes preparados por los autores de los documentos primarios y en su publicación, ya que estos resúmenes pueden ser útiles a los lectores de estos documentos y también permiten su reproducción íntegra o con pequeñas modificaciones, en las publicaciones o servicios secundarios (por ejemplo: bases de datos documentales). Las directrices básicas sirven para la preparación de resúmenes por personas distintas de los autores. Por ello, se incluyen también específicas para la preparación de resúmenes en publicaciones y servicios secundarios.

Clasificación

Clasificar es “ordenar o disponer por clases”. Se entiende por clasificación documental el proceso de análisis por el cual un documento es identificado y ordenado por clases, definidas éstas según el contenido del propio documento.
La clasificación exige un esfuerzo de síntesis, encaminado a detectar y aislar el tema principal (el más amplio y genérico) en que se puede encuadrar el documento y no los conceptos clave del documento.
Su principal objetivo es permitir el agrupamiento de materias específicas en clases mayores o más genéricas para facilitar la organización, almacenamiento y recuperación de la información a partir de un tema amplio.
En las bases de datos multidisciplinares la clasificación es fundamental para poder, en un momento determinado, hacer subdivisiones de la base por grandes temas. También es importante para la búsqueda documental ya que permite delimitar el punto de vista de un tema, que puede ser distinto al habitual.
Los sistemas de clasificación documental se caracterizan, por sus estructuras jerárquicas, de los conceptos más amplios a los más específicos.


Conceptos: ¿ya están en tu glosario?
Análisis documental
Análisis de contenido
Indización
Resumen
Resumen indicativo
Resumen informativo
Resumen selectivo
Resumen de
Extracto
Asignación de términos de indización
Extracción de términos
Indización precoordinada
Indización poscoordinada
Profundidad de indización
Indización automática
Preparación automática de resúmenes

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