La cadena documental
Todos los elementos que forman parte del sistema
documental se organizan en una serie de operaciones documentales que se
relacionan entre sí y que se denomina cadena documental.
En un extremo de la cadena documental ingresan los
documentos que hay que tratar y en el otro extremo tiene lugar la salida de los
productos documentales.
Existen por tanto unas operaciones de entrada:
·
selección de la información y
adquisición de documentos;
unas operaciones de tratamiento:
·
análisis documental y
descripción documental
y unas operaciones de salida:
·
recuperación o búsqueda
documental y difusión de la información.
También existen una serie de operaciones o funciones de
mantenimiento que forman parte del sistema documental: mejora de las
herramientas conceptuales empleadas (tesauros, normas, programas),
planificación, organización y gestión del centro, establecimiento de circuitos
de circulación de los centros, promoción de la publicación y edición, formación
de usuarios.
Operaciones de entrada de información:
Selección y
adquisición
Selección. Esta operación tiene varias etapas a su vez. Primero
se localiza el material, luego se selecciona y más tarde se adquiere. La
recogida de información exige un constante estar al día en cuanto a la
evolución de los conocimientos y por tanto una buena comunicación científica
nacional e internacional.
La biblioteca necesita tener una serie de criterios para
seleccionar y adquirir la documentación, la adquisición no se improvisa, sino
que se tiene que hacer en función de una política relacionada con los
intereses, y objetivos de la unidad de información
satisfacer las necesidades de los
usuarios.
También es necesario atender a la calidad y al nivel de la
información de los documentos.
Por otra parte, es conveniente un asesoramiento por expertos y
un control estadístico (las revistas que no se consultan nunca o casi nunca,
pueden descartarse; estudios de peticiones, etc).
Se pueden distinguir dos fuentes de información, que utilizan
los centros de documentación: externas e internas.
Las fuentes externas al sistema están constituidas por otros
sistemas de información – dado que un centro documental muchas veces no puede
trabajar aislado-, como son servicios de análisis, bases de datos, servicios de
teledocumentación, centros de referencia, etc.
Las fuentes internas son las que conforman el fondo
bibliográfico del sistema gracias a la selección de documentos o publicaciones
primarias y secundarias (artículos, tesis, informes, boletines de resúmenes,
etc)
Adquisición. La última fase de las operaciones de entrada es la
adquisición, es una serie de operaciones de control e incluye el registro del
material en los fondos del centro, para poder comenzar con el tratamiento
“intelectual” de la información, que pretende en última instancia poder
recuperarla de forma rápida y eficaz.
Operaciones de tratamiento:
Análisis documental
El objetivo del análisis documental es extraer del documento su
carga informativa, convirtiéndolo en un documento diferente al original, un
documento secundario que representa al original y al cual irán dirigidas las
preguntas de información de los usuarios.
El análisis documental está constituido por varias operaciones
fundamentales y diferentes:
1.-
La descripción física o catalogación: es el proceso de descripción física de un
documento, permite la identificación del documento. Para la descripción física
se emplean normas oficiales como las ISBD o las Reglas Angloamericanas
2.-Análisis de contenidos, que a su vez se
divide en:
·
Indización o descripción característica
(con palabras clave y con descriptores)
Palabras
clave: términos asignados por el indizador para designar los diferentes
aspectos temáticos. No suele existir control estricto del vocabulario empleado.
Los sinónimos, cuasisinónimos y variaciones ortográficas suelen ser palabras
clave. Se emplea con frecuencia, de forma incorrecta, como sinónimo de
descriptor.
Descriptor:
Términos normalizados, formalizados y homologados en un lenguaje documental
(tesauro) y empleados para representar sin ambigüedad los conceptos tratados en
los documentos. Representan un único semantema (unidad de significado).
Normalmente son palabras simples pero pueden ser también términos compuestos.
·
Resumen o descripción sustancial. Se
refiere al análisis de los contenidos de los documentos. Realza partes de los
documentos que se consideran de mayor interés para los usuarios.
Sus objetivos son:
Informar
al usuario sobre el contenido preciso de los documentos. Proporciona al usuario
los elementos decisorios sobre la conveniencia de consultar el original íntegro
o de desechar su selección por no ser de interés.
Es utilizable para la recuperación automatizada. Para los
documentos escritos en lenguas de difícil acceso, resulta fundamental para
conocer la existencia y tema de una investigación, incluso para decidir la
conveniencia de su traducción.
En
los documentos no escritos el resumen se presenta como la única posibilidad de
describir su contenido.
·
Clasificación. Clasificar es “ordenar o
disponer por clases”. Se entiende por clasificación documental el proceso de
análisis por el cual un documento es identificado y ordenado por clases,
definidas éstas según el contenido del propio documento. Los sistemas de
clasificación documental se caracterizan, por sus estructuras jerárquicas, de
los conceptos más amplios a los más específicos. El más conocido de los sistemas
jerárquicos es la C.D.U. o Clasificación Decimal Universal.
3.-
Otros datos de interés que pueden indicarse en el análisis documental.
Tipo
documental (reseña, original, revisión, norma, descripción, crónica, ley,
noticia, artículo, opinión, biografía, entrevista, reportaje, etc. Depende del
centro de documentación y los documentos que se analicen)
Idioma original del documento
Número
de referencias que aporta el documento (esto se hace en los centros de
documentación científica)
Institución de trabajo de los autores o
afiliación.
Dirección del autor para correspondencia
Dirección
url de acceso al documento completo si está disponible online.)
Operaciones de salida:
Búsqueda documental y difusión documental
La búsqueda documental
Consiste en los procedimientos manuales o automatizados a
seguir para obtener, entre todo el fondo documental analizado, aquellos
documentos o referencias que respondan a cada consulta específica.
La búsqueda documental también se define como el proceso mediante
el que se obtiene la información, los datos o las referencias que se ajustan a
las especificaciones de una solicitud determinada realizada por un usuario.
Las búsquedas pueden ser:
En función del tiempo: Retrospectiva o
prospectiva
En
función del soporte: manual o automatizada (online y offline)
En función de la persona que la efectúa: personal, delegada
En
función del estado de conocimiento del usuario o distinto tipo de necesidad:
ítem conocido, búsqueda temática
La difusión documental
La difusión es el proceso por el cual se transmiten al usuario la
información que necesita. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que
todo centro recoge y procesa información con el propósito de difundirla y darla
a conocer.
En su sentido más amplio engloba todas las modalidades de
transmisión de documentos o referencias informativas: desde la comunicación
verbal de una referencia concreta hasta la edición de boletines bibliográficos
periódicos, dossieres documentales, boletines de adquisiciones o el libre
acceso de una parte de los fondos para su consulta por el usuario.
Bibliografía
Martínez
Comeche, Juan Antonio. La difusión documental. En: Teoría de la información documental y de las instituciones
documentales. Madrid : Síntesis, 1995
Pinto Molina, M. Análisis
documental: fundamentos y procedimientos. Madrid
: Eudema, 1991
Sos
Peña, Rosa. Técnicas de documentación científica:
teoría y práctica. Valencia : Promolibro, 1996
Valle
Gastanimza, Félix del. Difusión de la información. Metodología y descripción de
los instrumentos informativos. En: Manual
de Información y Documentación.
Madrid : Pirámide, 1996
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